Controle financeiro: Esclarecimentos e dicas para o MEI

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Geralmente o Microempreendedor Individual trabalha sozinho, ele pode até contratar um funcionário, mas na maioria dos casos ele é quem se envolve em todos os setores e processos da empresa, produz, trata com fornecedores, é vendedor, controla as receitas e despesas, enfim, quem toma todas as decisões!

Alguns empresários acreditam que como o MEI é algo mais simples e prático que não precisa ter uma gestão.

O fato de ser menos burocrático, não significa ausência de gestão. Muito pelo contrário! É de extrema importância você alinhar gestão e processos dentro do seu negócio!

Com gestão e planejamento sua empresa cresce de forma organizada e não cai no risco de deixar pendências no caminho por esquecimento. É importante você saber quanto vem gastando e comparar com o que está ganhando, para assim analisar a saúde financeira da empresa.

A gestão como um todo se faz necessário, mas hoje vamos abordar a gestão financeira, que é importante e garante a sustentabilidade do seu empreendimento ao longo do período.

A ausência da gestão financeira é um dos principais motivos que muitas empresas acabem encerrando suas atividades, na maioria dos casos em um tempo médio de dois anos, segundo pesquisas.

Controles como, fluxo de caixa e gastos pessoais ou familiar devem fazer parte da sua gestão. Com isso saberás quanto entrou e quanto poderás retirar de dinheiro para suas despesas, separar dinheiro da empresa e dinheiro pessoal garante bons resultados para a mesma.

Gastar mais que a empresa tem é um grande risco para o MEI e para qualquer negócio! Agindo sem esse controle pode acontecer de você acabar se endividando.

O MEI possui obrigações fiscais mais simplificadas e ele mesmo consegue alinhar essas obrigações, bem como planejar e executar sua gestão. Diante disso, segue abaixo esclarecimentos e dicas sobre controle financeiro:

O que é Capital de Giro?

Trata-se da reserva financeira que irá manter sua empresa operacional. Pode ser usado para aquisição de produtos (matéria-prima), mercadorias, ferramentas, pagamento de despesas, entre outras finalidades.

Com o capital de giro, se ocorrer algo diferente no período, como, aumento dos preços, quedas das vendas, uma pandemia, sua empresa poderá se sustentar com ele.

Para isso é bom ter em mente quanto é o valor mínimo/ mês que a empresa precisa para se manter adimplente com suas obrigações financeiras e custear a produção.

O que é investimento?

Quando você decidir abrir seu próprio negócio, vai precisar de um valor de investimento para abrir e iniciar o trabalho no seu negócio.

Já tem seu empreendimento em mente, mas não sabe quanto vai precisar de investimento? Para definir isso, precisará colocar no papel tudo que vai precisar para ter sua empresa aberta e operacional: espaço físico (se for o caso), reformas, equipamentos, licenciamentos, capital de giro (até que seu negócio comece se sustentar sozinho), etc… sabendo tudo que vai precisar, conseguirás ver se tens recurso próprio ou se vai precisar financiar.

O que são os Custos?

Tudo que você investir para produzir seu produto final ou prestação do serviço, são custos. O valor dos custos está relacionado diretamente a quantidade da produção: quanto mais produzir, mais custos sua empresa terá. Para melhor esclarecer, seguem alguns exemplos: matérias-primas, materiais utilizados, salários e encargos trabalhistas, impostos, taxas e tarifas e frete.

O que são despesas?

As despesas podem ser consideradas gastos relacionados à manutenção da sua empresa. De modo geral, eles não são tão fundamentais para o funcionamento do negócio como os custos da mesma. Alguns exemplos de despesas: contas de telefone, salários do setor administrativo, comissões de vendedores, etc.

Tantos os custos, quanto as despesas possuem subdivisões, em fixas e variáveis. Fixo se refere a itens que sempre se farão necessários, enquanto que os variáveis são temporários.

O que é Faturamento?

Faturamento é a soma de todas suas vendas em um determinado período (mês ou ano). Através dessa informação que o Governo calcula os impostos e regulamenta o enquadramento da empresa.

Esse número é muito importante para as empresas, por isso a dica é sempre acompanhar o mesmo!

O faturamento não é igual ao lucro. Lucro é o valor que sobrou da empresa após quitar todas suas obrigações financeiras (custos e despesas).

Contas a Pagar e Receber

Contas a pagar reúne todas as obrigações financeiras da sua empresa, seja com fornecedores, impostos, taxas, aluguel, etc… Sabendo o que precisa pagar, quando e quanto, é possível se organizar e não deixar nenhuma pendência, seja por esquecimento ou por falta de capital de giro para cumprir tais demandas, além de poder estabelecer prioridades.

Contas a receber é toda receita a entrar na empresa. É importante monitorar quem são seus pagadores, se estão em dia, em caso de inadimplência saber qual cliente e valor.

Com isso saberá quanto entrou ou quanto vai entrar de pagamentos na sua empresa dentro de um determinado período.

O que é Fluxo de Caixa?

Com o fluxo de caixa você irá acompanhar o desempenho da sua empresa em determinado período. Poderá analisar diariamente, mensal ou anual. Esse controle é muito simples e fácil de organizar, poderás fazer pelo Excel ou outra ferramenta que achar mais acessível, o importante é sempre ter essa informação atualizada!

Em resumo o fluxo de caixa lhe trará a informação das entradas e saídas da empresa, fornecendo também seu saldo final do dia ou período. Assim irá analisar a saúde financeira da empresa, fazer projeções de ganhos, verificar ações de melhorias ou identificar gargalos.

O que é Balanço Patrimonial ou BP?

Refere-se a um demonstrativo que serve para avaliar a situação contábil e financeira de uma empresa em determinado período, geralmente é de um ano.

Com ele enxergamos a saúde financeira da empresa. Analisamos de onde vem os recursos e para onde estes estão indo.

Apresenta seus ativos e passivos. Onde ativos representam os bens e direitos da empresa. Os bens representam aquilo que possuem uma função e também podem ser avaliados por um mercado, como máquinas e veículos da empresa. Enquanto que os direitos é o que depende de terceiros, como contas a receber.

Após analisarmos isso, podemos então visualizar como está o patrimônio líquido, que é os recursos próprios da Entidade, e seu valor é a diferença positiva entre o valor do ativo e o valor do passivo.

O Microempreendedor Individual não é obrigado a fazer um BP, mas com ele é possível analisar a situação da sua empresa e monitorar seu desempenho, se está crescendo ou não.

O que é Conciliação Bancária?

É a comparação entre as entradas, saídas e saldos da conta bancária da empresa. Analisando o mesmo poderás conferir se seus controles internos estão batendo com as informações do extrato bancário.

MEI possui exigências Legais?

Apesar de ser menos burocrático, ele possui sim algumas exigências Legais, e precisam ser cumpridas.

Para se manter organizado frente a isso e não se perder dentro de suas atividades, segue uma lista resumida das principais obrigações:

Relatório de Receitas Brutas Mensais

Todo mês, o MEI deve preencher o Relatório de Receitas Brutas Mensais, disponível no Portal do Empreendedor.

Este documento deverá conter o total dos valores que a empresa faturou no mês anterior, traz em anexo as notas fiscais de compra e prestação de serviços que recebeu, também contém todas as notas que emitiu (faturamento bruto).

É elaborado até o dia 20 de cada mês, é entregue quando for solicitado pela Receita Federal ou pela Secretaria de Fazenda Estadual ou Municipal. Através dele também preenchemos o DASN, que é o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, que falaremos abaixo sobre.

Documento de Arrecadação do Simples Nacional

Todo mês também deve ser feito o pagamento dos tributos, unidos na cobrança do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DASN). Através deste é  incluso todos os impostos da categoria, no caso do profissional ter um empregado, não se aplica a obrigações trabalhistas.

Realizado até o dia 20 de cada mês, o MEI precisa acessar o Portal do Empreendedor, que irá encaminhá-lo à plataforma que fará a geração dos boletos. O pagamento será efetivado nos bancos conveniados, casas lotéricas ou agências dos correios.

No caso de atrasos, deve-se gerar uma nova guia no sistema, cujo débito será acrescido de multas e juros. O valor varia conforme o ramo do negócio.

Declaração Anual do Simples Nacional

Anualmente, o MEI deve preencher a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN), deve ocorrer entre 1º de janeiro e 31 de maio. O mesmo traz o faturamento anual da empresa, assim informará à Receita Federal sobre sua movimentação financeira. Em caso de atraso na entrega deste, terá multas por isso.

Algumas dicas para seu controle financeiro

Como já falamos antes, independente do tamanho da sua empresa, é crucial ter organização!

Seja controle financeiro, estoque, logística, etc. Isso se faz necessário para o bom andamento da empresa.

Outro ponto muito importante, é não misturar dinheiro da empresa com o pessoal. Ao fazer isso poderás perder o controle das retiradas e poderá por seu negócio em risco. Crie uma conta bancária pessoal e outra empresarial, assim vai ficar mais fácil se organizar.

Ainda no quesito dinheiro, também é importante estabelecer o valor do seu pro-labore e assim não irá retirar mais que o estipulado, não comprometendo assim as finanças da empresa.

Para se manter organizado existem diversas ferramentas gratuitas, seja cm dicas de gestão, planilhas para controlar todos os setores, aplicativos, entre outras. Tudo isso irá lhe ajudar na hora de se planejar ou tomar decisões mais assertivas, em cima de fatos e não de achismo.

Também poderá estudar sobre o tema através de artigos, e-books, webinars, cursos, palestras, etc. o importante é você se manter atualizado e assim aproveitar todos os recursos disponíveis!

Quanto mais você aprimorar seus conhecimentos, melhor será sua gestão.

Você possui alguma dificuldade ou dúvida específica sobre este tema ou outro voltado a gestão?

Comente aqui e assim postaremos material sobre a mesma!

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